AIL Bologna
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"Mettere le proprie competenze al servizio del Terzo Settore significa moltiplicarne il valore. Grazie a questo progetto abbiamo incontrato professionalità che difficilmente avremmo potuto raggiungere e, insieme, abbiamo costruito un modo di lavorare più semplice, efficace e condiviso."
Silvia Zini, Direttrice Generale - AIL Bologna ODV
AIL Bologna è la sezione bolognese dell'Associazione Italiana contro Leucemie, Linfomi e Mieloma. Si occupa di assistenza ai pazienti e alle loro famiglie, di sensibilizzazione e di sostegno alla ricerca scientifica sulle malattie del sangue.
Il progetto fa parte di #FAR4GOOD, l'iniziativa con cui FAR Networks mette competenze ed esperienza a disposizione di organizzazioni che lavorano per la comunità. È stato promosso con il supporto di Manageritalia, che ha contribuito a creare le condizioni per avviare un percorso di innovazione concreto all'interno dell'associazione.
AIL Bologna usava già Microsoft 365, attivato grazie ai programmi dedicati alle organizzazioni non profit. Gli strumenti però erano sfruttati solo in parte.
Il patrimonio documentale era frammentato: gli stessi file erano replicati e conservati in più posizioni e la struttura era diventata difficile da governare. Trovare la versione giusta di un documento richiedeva tempo, e le modalità di lavoro in uso limitavano la collaborazione tra le diverse aree dell'associazione.
Prima di tutto bisognava mettere ordine. Poi semplificare il lavoro condiviso, con regole di accesso coerenti con i requisiti di sicurezza, riservatezza e compliance che AIL Bologna si è data.
L'obiettivo di lungo periodo era costruire le basi per una crescita digitale consapevole, in cui le persone dell'associazione potessero gestire la nuova piattaforma in autonomia.
Il lavoro è partito da un assessment delle sorgenti informative esistenti. In co-design con il personale di AIL Bologna è stata poi progettata una nuova architettura delle informazioni su SharePoint Online, con una struttura semplice da usare e una nuova matrice di autorizzazioni. Ne è nata Home AIL, l'intranet che oggi è il punto di accesso unico a documenti, informazioni e strumenti di lavoro. I contenuti sono stati migrati e riorganizzati eliminando i duplicati. FAR Networks ha formato un gruppo di referenti interni, soprannominati le “Templari”, ha preparato guide e FAQ per tutto il personale e ha chiuso il percorso con due sessioni plenarie sull'uso combinato degli strumenti Microsoft 365.
Oggi le persone di AIL Bologna trovano documenti e informazioni in un unico spazio, organizzato sulle esigenze reali dell'associazione. I duplicati sono spariti e ogni contenuto è visibile a chi ne ha bisogno.
Le Templari governano la piattaforma in autonomia, e Microsoft 365 è diventato un modo di lavorare condiviso in cui ogni strumento ha il suo ruolo: SharePoint per i contenuti istituzionali, OneDrive per il lavoro personale, Teams per i progetti, Outlook per la comunicazione e Copilot per la produttività di ogni giorno.
Le energie risparmiate nella gestione quotidiana possono tornare alla missione: assistenza, sensibilizzazione, supporto alle famiglie e ricerca. È lo spirito di #FAR4GOOD: migliorare il modo di lavorare di chi aiuta gli altri significa aiutare ancora più persone.
